伯恩德越来越生气。这是汉堡的一个雨天，他坐在办公室里。尽管已接近中午，他仍开着台灯。此刻他正郁闷地盯着电脑屏幕。他本想看看最新计划及进展汇报，但就是找不到它们在哪里。他已经花了一刻钟寻找特朗斯蒙塔尼亚当地建筑工人施工计划的最新版本。输入“施工计划”后，搜索功能找到了一大堆符合项，他已经打开了所有可能的文件，但至今仍未找到正确的那份——不是老的版本，就是名字相近的文件。发生这样的事已经不是第一次了。慕课设计的最新版本以及众筹运动的最新进展报告也是花了很久才找到。
项目进行了三个月后，伯恩德对于混乱的文件存放状态深感气恼。他迫切需要更好的文件管理。他想要一名私人助理。
伯恩德的团队选择了谷歌工作驱动（googleworkfordrive）作为云存储器及文件管理的基础。最初这似乎是一个理想的解决方案。谷歌驱动在各种电脑如苹果电脑及移动设备上都同样出色。它实现了轻松上传以及多人使用同一文件的舒适功能。但是三个月后情况变得很糟糕。虚拟硬盘上存着一切可能的数据——各种陈述报告、Excel表格、照片和视频，应有尽有。一开始有一个逻辑清晰的文件存放体系，但是在此期间出现了越来越多的新文件夹，它们都是团队成员们从全球各地加入的。
“真不知道这些人怎么能在这样一堆混乱中找到自己想要的东西。”伯恩德生气地嘀咕道，“反正我是觉得很难过。现在我来问问安妮建筑计划在哪儿，她得把链接发给我。”
该给她打电话吗？安妮这儿现在是傍晚时分。“不，我给她写一封电子邮件，并抄送给所有人。”伯恩德最终决定，“我们现在必须一劳永逸地解决这个问题！”伯恩德的邮件包含两点：他请安妮发送最新版本建筑计划的链接，其次向所有人征询数据整理问题的解决方案。他脑海中闪过一个念头，是否应该干脆委托某人优化文件存放体系，并在未来承担云存储器的维护工作。但是，最后他决定先听听其他人的意见。
几天后，伯恩德又遇到了同样的问题。他就是找不到想要的数据。令他更为生气的是，没有人回答他该怎么解决问题。“我迫切需要一个助手，”伯恩德想，“我可不想浪费工作时间寻找数据！”伯恩德已经有一名兼职助手帮他处理德国的项目，她是一位45岁左右，能干、友好且井井有条的女士。可惜她的英语不够好，无法应付国际项目。“我问问克劳德。”伯恩德最终决定。他什么人都认识。伯恩德很快发了一条空传消息：
嗨，克劳德！我急切需要一名助理。你有认识的人吗？
午饭时伯恩德的手机响了，是克劳德的答复：
助手是正确的关键词，不仅仅是你需要助手，而是我们所有人。不仅仅是汉堡，而是整支团队所需。最好是个帮助我们整理文档体系、管理数字工具的电脑高手。
网络助手是下次团队召开网讯会议的重点议程。这一天伯恩德在家工作，因此穿得十分随意。会议开始前5分钟，他打开网讯。皮拉与安妮立刻加入进来。
“你好，安妮，你好，皮拉！特朗斯蒙塔尼亚的天气怎么样，安妮？”
“现在已经是夏天了。气温在25℃到30℃之间。这是开始建造抗震房屋的理想条件。”
“里约呢，皮拉？”
“你好，伯恩德！今天终于下了点儿雨。”
这时，克劳德和琳达都加入了会议。所有人都准备就绪准时开始。
伯恩德请克劳德和皮拉汇报建筑计划的改动。想知道皮拉在贫民区项目中的实际经验如何结合到项目中。
“女士优先。”克劳德说。
“首先，非常感谢克劳德能在那么短的时间内动员教授和他的团队加入我们。我们进行了一场卓有成效的研讨会。很快，我们便就为实现更高的成本效率应当做出的改动达成一致。教授极为灵活多变，他立刻着手工作，并承诺他和另一位同事会在三周内提交修改后的建筑计划。”
皮拉很快就适应了角色，她非常清楚建筑计划应该进行哪些修改。克劳德将纽约的教授和他的团队招入麾下。所有人都在往一处使劲。
“皮拉非常清楚必须做出哪些改动，”克劳德补充道，“我认为我们很快就能实现目标。”
“皮拉，谢谢你这么快就进入角色。”伯恩德表扬道。
“我要把感谢转交给琳达，是她介绍我与安妮以及克劳德相识，而这两人则花了很多时间向我解释一切我需要知道的信息。”
“非常乐意，”琳达说道，“这是我的荣幸。”
“大家都做得非常出色。”伯恩德总结道，“我很高兴你们这么井井有条。”他补充着并露出了意味深长的笑容。ωＷＷ.chuanyue1.coΜ
“现在，我还要说一件重要的事。”伯恩德继续说道，“你们还记得我上周的邮件吗？我总是要费很大工夫找文件，也常常不得不麻烦你们给我发相应链接。上周我问你们知不知道该怎样解决这个问题，却没有得到答复。还有，我们拥有出色的文件评论功能。尽管如此，大家还是通过邮件、空传或其他可能的方式发表意见，导致谷歌驱动的最终版本里的评论总是不够完整。”
伯恩德宣布短暂休息。在此期间似乎没有人想说什么。
“我已经和克劳德简单交流了对这一问题的意见，”伯恩德继续说道，“我认为我们需要一名网络助手。他不仅要能井然有序地工作，还得熟悉IT。我们需要有人维护系统与文件。”
琳达推荐年轻的保加利亚女孩斯黛拉作为伯恩德和团队的网络助手。她的专业领域是高效的电子数据管理。此外，她的薪酬也很低廉。
这时琳达发言了：“我曾在自己的项目中与一位来自东欧的年轻女性合作过。她叫斯黛拉，来自保加利亚。斯黛拉还在攻读经济学学位，但已经积累了许多协助远程团队的工作经验。在当时的项目中，她不仅仅是一名网络助手，还负责高效的电子数据和知识管理。这显著提升了我们的生产力。此外，她的薪水非常便宜。我要和她联系吗？”
“听上去是个不错的主意，”克劳德说道，“我还从没和保加利亚人共事过。”
“请把她的简历和薪资要求发给我，”伯恩德说道，“然后我会安排一次斯黛拉的面试。”
两天后，伯恩德坐在慕尼黑机场汉莎航空公司的商务休息室里。他坐在隔断的一块工作区中，开始用平板电脑上的空传与斯黛拉通话。他刚按下绿色按钮，斯黛拉就接通了。
“早上好，施密特先生。很高兴您对我的成绩感兴趣。”斯黛拉20岁出头，说话有些慢，带着轻微的东欧口音。尽管如此，她看上去十分自信。
“早上好！在我们的项目中所有人都以‘你’相称。这点你觉得没问题吧？我是伯恩德。”
“当然。我是斯黛拉。”
年轻的女孩朝着摄像头微微一笑。不过，伯恩德觉得她仿佛就在面前直接对着他笑。他发现自己很快就对斯黛拉产生了信任感。她已经通过了三秒钟测试。伯恩德坚信相遇的最初三秒就足以决定我们是否愿意与某人合作。这就像我们看油管（youtube）视频，三秒就能决定是否看完。
在电话中，斯黛拉就以她的专业知识、条理清晰的行为方式及她的主动性打动了伯恩德。这位自信的年轻女孩立刻就被录取了。
“斯黛拉，我们现在遇到了一个问题，所以我们找到了你。”伯恩德用就事论事的语调解释道，“我们项目的文件越来越多，已经找不着头绪了。此外我们的时间也不多了。我们必须锐意创新，尽可能快速高效地建造我们的新型楼房。到时可能有许多人参与项目——慕课的大学生们，一位教授与他的团队，现场的建筑工人，等等。在过去的三个月中我们创建了许多文件，最近我感到想要找个东西变得越来越困难。另外，团队成员们使用各种各样的渠道发送消息——友通应用、空传、微拨（Viber），等等。我觉得我们现在必须把一切整理统一起来，不然很快每个人都会对项目产生不同的想法。”
“伯恩德，琳达曾提到你们用‘谷歌工作驱动’作为云存储器和文件夹。你们怎么处理多人同时使用的静态文档？是不是每次都有一个最终的确定版本？你们又是怎么处理动态任务的——如新的点子、有用的链接或个人更新？”
“老实说，我们至今没有分类。云存储里的一切都乱七八糟。”
“那么，每个人的职责范围呢？谁负责设计，谁负责建筑，谁又负责测试？”
“分别是项目中的负责人。但是我们没有一个统领的构架，也没有全局管理人。”
“好的，我明白了。我所参与的其他远程团队也曾面临过这样的挑战。你们的问题确实比较普遍。我想你们可以继续使用谷歌驱动上传静态文件，但是得设置更多的流程和规矩。至于在线讨论和个人更新，则需要其他的平台，如不对外公开的脸书（facebook）小组。我很愿意给你一些建议。在这种项目中，知识管理是至关重要的。”
“听上去很不错。在下周我们召开下一次电话会议前你能做完吗？”
“当然，伯恩德。前提是得有人帮助我熟悉你们的项目。有人能帮我吗？”
伯恩德非常喜欢斯黛拉有条不紊的做事方式。在极短的时间内斯黛拉向他证明了自己的能力。
“我会让琳达帮忙。你们本来就认识，而且她也很愿意做这些事！”
技术与激情的结合
如今，我们越来越依赖电子信息技术。您还能想象没有事先设置好导航系统或查看过谷歌地图路线就驾车出行吗？通过网络，各种各样的信息都能随时调取。同时，也出现了越来越多使我们的生活更为便捷的电子帮手。离全面网络化只有一步之遥。“万物因特网”已近在咫尺。这些在日常生活的每一领域都已司空见惯的技术才刚刚开始在全球贸易中崭露头角。电子技术已变得不可或缺。没有电子邮件和网络视频会议的国际项目早就无法想象。为即时合作开发的电子工具也日益精细化。尽管如此，技术究竟有多好，与人们如何使用密切相关。科学技术究竟怎样才能真正明显改善人与人之间的合作？在我看来，这一问题只有唯一的答案：想要真正取得杰出成绩，就必须将最新的科学技术与激情结合起来。
在私人生活中，我们热情地使用电子技术与人联系。在商务世界中，我们也应当将最新的科学技术与激情结合起来。
在个人生活中，我们如今最喜欢用电子技术与亲朋好友保持联系，或者获取感兴趣领域的最新信息。如许多人用空传与全世界的朋友交流，得知他们生活的近况。类似的还有脸书等社交媒体，它们使我们能与更多人保持联系。可以说我们是激情洋溢地在日常生活中使用着电子技术。那么在商贸语境中，结合技术与激情又是什么意思呢？您该如何鼓励员工通过电子技术与他人共享知识，并以这种方式创建一支生机勃勃、高效高产的团队？
此处的关键在于不同特征下的知识管理。就我的经验而言，只有每位成员全身心发挥自己的优势，依赖电子技术的知识管理才有可能成功。如果您的团队拥有精通专业且充满热情的顶尖专家，您就能获得最佳的知识管理。这些专家将自己的知识视为个人特长，自然有与人分享的意愿。此时，远程团队的管理者应当善为正面榜样，以身作则，随时使用电子媒体分享知识，才能激励专家们纷纷效仿。总之，如果您拥有真正的顶尖专家，并能鼓舞以促使他们随时分享知识，那么您就能很快创造出合适的技术环境，使这些知识真正服务于您的业务。
沟通合作中不可或缺的电子技术
只要您的所有员工并非在同一场地办公，您就需要电子技术。即使您的核心团队在同一个办公室，只要有人（偶尔或始终）在家办公或者以自由职业者的身份一项一项地支持您的团队，电子技术就不可或缺。想要跨越地理距离保持团队的凝聚力，您需要哪些技术呢？首先是电子邮件和即时信息工具，两者如今已成为我们职业生涯与个人生活理所当然的组成部分。为了更好地管理电子邮件和即时通信工具，值得投入一些资金。通过这种方式可以提升团队的创造力。电子邮件越来越普及的同时也产生了数量巨大的垃圾邮件，尽管有诸如此类的缺点，它仍是贸易往来不可或缺的工具。在第四章中我就提到，在远程团队中制定一个所有人回复邮件的时间框架是非常必要的，期限为24小时。
方法：
电子邮件应始终言简意赅，请为邮件起一个简明扼要、包含核心信息的事由标题，并写清楚您期待收件人做出何种回应。
如今，和电子邮件一样不可或缺的是聊天工具或形式多样的即时通信工具，如友通应用或脸书信使（facebookmessenger）。哪怕团队成员为了更集中精神或更创新地工作而关闭电子邮件程序（包括邮件提醒功能），也往往能在聊天或即时通信工具上找到他们。远程团队可以约定只在发送紧急通知或者需要快速简短回应的情况下使用即时通信。您最好与您的团队确定只使用一种即时信息工具，如苹果信差（iMessage，假如所有人都使用苹果设备）、友通应用、脸书信使（FacebookMessenger）、空传、电报（Telegram），等等。同样，应就即时信息约定一个固定的回应时间。在这种情况下2到3小时是比较合理的。通常人们会在这段时间的高度集中工作或会议结束后休息一会儿。现在也有些公司规定，在特定时间内不得发送即时信息，如当地时间晚上8点到早上6点间，以此可以确保员工能得到充分的休息，毕竟始终在线也可能变成巨大的压力。
电子邮件和即时通信工具在当今已不可或缺。电子白板和工作流工具也变得越来越重要。只有制定这些技术使用的共同规则才能真正高效工作。
另外，两种在商业世界越来越重要的技术是电子白板和集体工作流工具（群件）。电子白板使网络或视频会议的参与者能够实时修改与会者审阅的文件，它是互动的头脑风暴、分组讨论或者探索新想法的理想选择。对此能有众多选择，从非常专业的理光白板到简单免费的软件，如谷歌工作智能手机客户端（GoogleAppsforWork）。谷歌客户端可以与谷歌驱动联合使用，用于传送及实时共同修改文件。至于工作流的工具，我指的并不是像思爱普（SAP）这样重磅的企业资源计划（ERP）系统，前者当然也能形成工作流，但我指的是能实现将特定任务授权给团队成员的智能化的实用性电子应用软件。人们可以将全部的工作进程（分配任务前与分配任务后）存储在这些应用中，以便日后随时提取。比如特雷略（Trello）就是这样的一种软件。
在我所主持的研讨会上，人们经常会问什么样的系统最适合管理休假时间。如果您的团队还没有一个成熟的人力资源管理系统，我在此推荐大家共同使用一个简单的谷歌日历。它功能充足，可以灵活输入并通览全体成员的休假时间。
如何为您的团队挑选合适的电子技术
挑选电子工具有两种本质不同的方法：“最佳品种”（Bestof
eed）或“一站式购物”（Onestopshop）。“最佳品种”指的是为所有单个要求分别挑选最佳产品。“一站式购物”则意味着您选择一位巨头信息技术供应商，如微软，并从这一供应商处获得所有或几乎所有解决方案。近年来，出现了多次进化周期。在软件刚起步的时代，大多特定需求确实只有一位供应商提供最佳解决方案。如果您支付得起高昂的解决方案费用，确实能得到最佳服务。接着则是拼盘供应商的大时代，如思爱普（SAP）。您可以从一人手中获得所有服务，这大大简化了信息技术的融入。如果您预算充足，这是最佳选择。
如今的世界再度巨变。我们生活的时代充斥着上百万应用和云解决方案，融入不再是问题。也就是说，您几乎可以寻找任何您喜欢的应用或程序，并将它们纳入您的信息技术版图。
如今，您有无限可能使用应用程序，并将它们纳入您的信息技术版图。为了更有效地工作，您应当尽可能减少每一任务所使用的客户端（App）数量。
如今我们需要的是实用主义方法。您可以寻找最适合您的应用程序，但每一工作领域的程序数必须尽可能降到最低。如拥有一种即时通信工具和一个视频会议系统就足够了。您使用的应用越少，您的沟通就越灵活，需要的信息技术支持也越少。大型企业中，当然也要注意整个组织遵循的数字战略，但大多数时候每个团队也拥有为数众多的免费应用可供选择。我建议最开始可以选择那些最受欢迎的应用，然后每隔一段时间，如1年，检查一下是否有更好的解决方案。
电子技术的局限
电子技术使得跨越大陆与时区成为可能。但是它真的能始终有效地把大家联系起来吗？电子技术是否无所不能？还是说有时人与人之间的直接交流是无可取代的？我在第一章中就说到过，远程团队能高效合作的前提是全体团队成员至少有一次互相见面并彼此了解的机会。我推荐的如“个人生命曲线”这样的座谈会能使人们互相认识，并为之后的人际关系打下基础。引入电子技术是为了保持人际关系，而不是建立人际关系！为了维系关系，也需要定期通过电子渠道交流个人生活。个人经历的更新与项目信息、专业讨论及解决问题同样重要。我在本书的其他章节也指出，永远不要在公众场合发表批评性的反馈。请您永远在一对一的谈话中对某位团队成员提出批评。如果网络或视频会议录像会保存，则公开批评所产生的问题会更加严重。请您想象一下，如果控制不住自己，在这样的会议上严词攻击了某位团队成员会有什么样的后果。紧接着您一定会后悔莫及，但无法回头了。之后对于会议的每一次回顾，您的批评都会反复播出。
电子技术实现了许多不可能，但并非无所不能。人与人之间的见面与交流仍然重要。此外，电子沟通有其自身的陷阱，必须小心对待。
总的来说，我建议定期与所有团队成员进行一对一的谈话——不仅仅是需要批评时。如果出现问题，您却等到下一次定期会议才讨论，很有可能为时已晚。因此，也请您始终保持与个别员工的“短线”交流。我建议远程团队的管理者每月至少安排一次与所有成员的私人谈话。在谈话中你们可以交流过去四周取得的成绩，如果有什么不对的地方，您也可以及早指出。一旦真的出现了严重问题，您也可加以干预，当然不要在公开场合，切记始终保持一对一的状态。目标永远是了解其他团队成员的观点。远程合作有其特殊之处，应当始终谨慎有加。
还有一点我认为也非常重要：即使是最先进的技术，也无法改变居家工作有时会让人丧失动力这一事实。虽然在远程团队中身经百战，我也始终面临这一问题。现在我在家工作的时间很长，有时也会想念团队成员间的面对面互动。我建议此时可以创造一些会面的契机，以便重回正轨。您必须反复确认每一位团队成员在远程合作中的状态。如当非常外向的人不得不长期在家工作时，就很有可能丧失动力。请与您的员工交谈，了解他们的最新情况。
总之，电子技术是远程团队得以高效合作的不可缺少的组成部分。但是也请您确认您的团队成员是否全身心投入。同时，您也要认识到通过电子技术进行合作的局限。无论如何，您必须安排至少一次所有成员的见面会以及定期的一对一电话会谈。好消息是，现在有越来越多的技术可供选择，想要融入现有的信息技术版图比以往任何时候都要容易。如果您的团队对于如何使用电子技术达成一致的清晰规则，并且严格遵守，那么它将成为生产力的关键要素。电子技术消除空间距离，使得来自各个文化的顶尖专家的合作成为可能。
采访托斯滕·耶克尔Μ.chuanyue1.℃ōＭ
托斯滕·耶克尔是一名信息技术行业的企业家、咨询师，以及致力于借助电子技术取得企业成功的畅销书作家。拥有企业经济学和工商管理硕士（MBA）学位的他在整个职业生涯中专攻理性使用的最新技术这一课题。他拥有丰富的管理经验，能将企业管理与科学技术两方面的问题全方位有机结合。自从平板电脑（ipad）上市以来，托斯滕·耶克尔和他位于柏林的公司“Jekel&Team”就致力开发围绕ipad进行的商业模式。他曾为许多大型企业机构在海外市场引入Ipad提供了非常实用、有效的帮助。他的专著《经理人的电子办公——使用最新技术有效工作》2013年在加巴尔（GABAL）出版社出版。我在“斯图加特知识论坛”的间隙见到了托斯滕·耶克尔。
■您是谁，在做什么？请您自己描述一下！
我教公司使用电子办公技术更为高效地工作。1988年，我在尼克斯多夫电脑公司的销售部开始我的职业生涯。后来我长年担任多个中型企业的经理人。2010年，我创办了自己的公司Jekel&Team，致力于在如可口可乐这样的大型销售企业引入Ipad。这其中许多问题也是您在这本书中集中讨论的。如真实团队与远程团队如何高效合作，或者分布在全国甚至全球的员工间如何进行最有效的沟通。
■在远程团队的合作中，哪些技术是最为重要的？
就我的经验而言，人们需要两种类型的技术：一种是能让每位团队成员保持高产的技术，还有一类是让大家更好交流的技术或应用。所有人首先都需要一个个人信息管理软件，即用于电子邮件、日程安排或工作任务的管理。重要的是所有设备必须同步。比如可以用微软邮件服务器（exchange）。接着团队合作，如日程安排或公共数据管理也需要软件。这时所有数据的同步化依然十分关键。为了避免产生副本，应当在统一的体系里共同处理同一个数据。最后还得有一个能真正提供互动合作的平台供员工们交流想法，统筹计划。我一般会找一些电话或视频会议的多媒体工具，这里的一个优点是，这些工具现在变得越来越便宜。在我刚开始工作那阵子，视频会议软件还是相当昂贵的。而现在甚至只需用苹果智能手机或者ipad加上快速的移动信号联结就可以实现。虽然现在还未达到百分百覆盖，但比起从前已是突飞猛进。我相信移动是真正的未来。
远程团队既需要能帮助每位团队成员高效工作的技术，也需要那些确保员工间良好沟通的技术。重要的是保持同步。
我正在服务的公司从前总是在办公室召开地区会议，而现在他们变得越来越依赖网络视频。在此期间，移动技术自然扮演了一个关键角色。我喜欢的工具有AdobeConnect或是思科网讯（CiscoWebEx）等。有了WebEx，思科如今已跻身国际市场引领者行列。人们甚至可以在ipad上下载它的应用。对我来说，关键在于这些系统在日常生活中确实能够可靠运行。您最好尝试一下各种不同系统，或咨询一下用户与公司的使用体验。
■根据公司规模大小，您分别推荐哪些技术或应用？
各不相同。对于小型的年轻企业，我建议从像空传或者谷歌环聊（GoogleHangouts）这样的免费解决方案入手。谷歌环聊并非像某些人认为的那样只有公开平台，它也有封闭的使用模式。一些小型项目刚开始也适合像项目地（Projectplace）、特雷略或者奇妙清单（Wunderlist）等简单工具。如奇妙清单就是从简单的电子日程表起家的，后来它被微软收购，嵌入了outlook—exchange环境中。也就是说，微软将一家初创公司的智能解决方案补充进了它完善成熟的世界中。我觉得这是相当有趣的一件事。小型公司常常使用初创公司的应用，而规模庞大的公司则使用如微软这样的大型应用程序。空传也被微软收购了，现在Lync系统中已配置了商用空传。
根据公司规模的大小，您应当首先确定系统的覆盖范围。另外，您的数据保存在哪儿也很重要。由于合规原因，有些行业的数据可能无法保存在美国。这时您就得确保您的服务器在欧盟或者就在德国、奥地利或瑞士。因为我经常与银行及保险业打交道，所以常常会面临这一问题。
■虚拟个人助理（VPA）越来越流行。您在这方面有什么经验吗？
我爱虚拟个人助理！大概十年前我读了蒂姆西·菲瑞斯的《一周四小时》[4]。他的格言是：布置任务，布置任务，还是布置任务。尤其是那些缺少人手的管理者尤其需要虚拟个人助理。我的经验表明，哪怕人手充足，虚拟助理仍然物有所值，这样原有员工就能够更专注于自己的工作。当然，您必须好好想想聘用的虚拟助理应当完成哪些任务。如果您的远程团队都说英语，那是最轻松的。我工作中经常要用到德语，想要找到德语流利的虚拟助理就没那么容易了。
我目前正和斯特兰德希奇（Strandschicht）公司合作。这是一家来自柏林的公司，为了压低成本，它雇用来自东欧的助理。过去我曾与GetFriday和
ickworks合作过，那是蒂姆西·菲瑞斯推荐的两家印度的供应商。GetFriday适合做一些基本业务，而
ickworks则偏重国家调研或市场分析。在我担任一家果汁生产公司经理人的时候，我首先做了一份国家调研，然后把它作为范本交给
ickworks。他们继续对12个欧洲市场做了相同的研究。这个例子充分说明，虚拟个人助理可以完成技术含量相当高的任务。接下来的例子是，我自己录制了一个播客，然后我的虚拟助理把它转码并上传为博客日志。来自南美的虚拟个人助理的价格区间大约是每小时4美元，而德国的则是每小时将近25到30欧元。对于印度或东欧的助理您则得支付每小时大约8到10欧元。
即使人手充足，虚拟私人助理也物有所值。这样其他人可以专注于自己的核心工作。
■该给虚拟私人助理分派哪些任务？
简单说来，什么都行。我总是想，固定员工的价值是什么？而又有哪些工作是虚拟员工也能完成的。如果您的员工坐在您的办公室中与您面对面交谈，很多事自然会容易些。但是我大多数时候都在外面，因此我必须尽可能明确地通知我的固定员工。我个人的经验是关键在于汇报的质量，至于是现场员工还是虚拟员工则毫无关系。糟糕的汇报带来糟糕的结果，优秀的汇报带来优秀的结果。这是重中之重，而不是员工在不在场。
一切能在网上完成的事，虚拟助理都能出色完成。打电话有时不那么顺畅。关键始终在于汇报的质量。
只要能在网上完成的事，我都交给我的虚拟助理。这种情况下唯一比较大的障碍就是我的助理是非母语者。他来自于罗马尼亚，在德国读了大学，因此他的书面德语相当不错。尽管如此，他说话时仍带有口音，这在电话通话中是非常不利的。总的来说，虚拟助理供应方在电话沟通方面的组织并不尽如人意，因此，可能会在这个地方出现问题。
还是再强调一遍：一切可以通过网络完成的事都无往不利。我会让虚拟私人助理搜集资料，制作幻灯片，书面预约酒店、餐厅或航班等一切能在线书面或以表格形式完成的事。对我来说，让那些小时工资低廉的人来做一切能做的事有其企业管理上的意义，这样我就可以专注于真正创造价值的工作。
■想要更高效地配置虚拟私人助理，我需要做什么？
最重要的是，汇报、汇报再汇报。第二重要的是，正确选取及配置与虚拟助理合作的电子技术。如助理要能以您的名义收发电子邮件。此外，您还需要传输数据与同步处理文件的平台。大多数VPA提供商都有一个完整的解决方案，即同时提供数据交换平台。如果不是特别机密的文件，我喜欢用多宝箱（Dropbox）。这是交换数据最便捷的方式之一。如果是机密文件，则需要专业的解决方案，如法布索夫（Fabasoft）。这家来自奥地利的软件供应商拥有极高的安全标准。此时，很重要的一点是始终保持所有设备的同步性。汇报必须遵循清晰的规则及约定的回应时间。系统化管理有助于提高虚拟个人助理的工作效率。这首先意味着，结构清晰的汇报和完善的电子体系。
■您有哪些与远程团队合作的经验？
各种各样，不一而足。目前，我们正在进行的案子是为一家销售公司提供咨询。这家公司一方面在像柏林、慕尼黑或法兰克福这样的都市中设有代表机构，另一方面也进驻了许多人烟稀少的农村地带。这意味着他们出差路途遥远。现在的挑战是，前往农村区域的外勤效率低下。大城市的团队每天早上只需集合5到10分钟，陈述一天的计划便够了。但对已在郊区的外勤人员而言，这则意味着每天得浪费半小时在路上。我们和客户一共思考怎样才能把城市的模式搬到农村地区。现在我们已经设立了一个分布全国的真正的远程销售团队，他们通过AdobeConnect等软件互相沟通。
遇到外勤，远程销售团队的效率显著高于传统团队。同时，与自由职业者的远程合作也由来已久。
另外一个例子，是我与许多自由职业者合作开发软件应用，或者我们举一个正在我的辅助下引入Ipad的餐饮服务公司的案例吧。我们有一支外包软件开发团队，有思爱普公司，有一家母公司，一家移动设备管理供应商，还有个体用户——我们必须把所有人结合起来。现在企业中内部与外部员工混杂的情况越来越普遍。过去这很难做到，但如今您可以通过全新的电子技术将外部员工完完全全融入团队之中。这真的很有效！我认为未来的趋势就是，您将越来越多的外部专家招入麾下，而您迄今所拥有的团队自然而然便转化为一支远程团队。幸运的是，这一过程变得越来越容易，越来越便宜，也越来越迅速。通过这种方式，企业的生产力将大幅提高。
■作为管理者与企业家，您对您取得的哪些成绩最为自豪？
首先我想说，我的太太和女儿是我生命中最重要的人。当我想到我能为这个星球留下些什么，我的女儿一定排在首位。对我来说，管理企业和养育儿女有很多相似之处，反之，我从女儿身上也学到了许多适用于团队的与人相处的方式。如果单说事业，那最大的成功要数建立了我自己的公司。在短短三年后，我所挣的钱就已超过所有过去作为经理人的薪资总和。要知道那些公司也没亏待我！如此快速地取得巨大成功，这一切都是通过远程团队实现的。这可能是您对此书感兴趣的地方。刚起步时我是光杆司令，为其他公司提供服务。
我最初的项目之一是爱腾达（itempus）。我的商业伙伴及朋友，来自腾达（tempus）的约克·克努博劳赫教授曾销售过纸质的日历系统，我们共同将其引入了电子世界。人们转移到电子日程手机客户端的趋势早已存在，那时我说道，约克，你脑子灵光，你的纸质系统拥有9万个地址的客户数据，让我们干点儿什么吧。接着，我们就与一支由顶尖手机客户端开发者组成的团队一起，将原有的日程安排系统植入了手机客户端中。该应用程序取得了巨大成功，在应用商城里卖得非常好。我一个人是不可能做到的，为此我真的需要一支由顶尖专家组成的远程团队。
我所做的正是君特·法尔丁教授在他的著作《头脑击败资本》中称为“用零部件创业”[5]的事。顺便一提，他也是个非常有意思的人。在当今世界，您可以借助电子技术和远程团队用非常低廉的成本创立公司，同时仍能迅速拥有完整的基础结构。如果每个项目都招募外部专家，同时使用虚拟个人助理处理行政事宜，那么您无论往上还是往下都将进退自如。这也是大型企业可以从创业者身上学习到的东西。我能用这些方法如此迅速地取得成功，老实说我还是挺自豪的。
■人们总是怕员工在没有监管的情况下消极怠工，这会导致微观管理或过度的控制欲。您是如何监管您的员工的？您如何保证所有人都全力以赴？
我确实认识许多质疑远程团队的人，这恰恰是因为他们认为人们会消极怠工。没错，然后他们就会变成微观经理或控制狂。老实说，我不怎么为这个问题困扰。最开始我遇到的问题反而是缺乏执行力。我给您举个例子。我曾在奇宝咖啡工作过5年，其中有两年负责客户服务。我的团队由25位女性组成。我当时30岁不到，我经常和她们聊天，表现得十分友善，也很受人喜爱。但是，之后我发现重要的不是被喜爱，而是被尊重。作为经理，必须制定清晰的前进方向，才能整合团队的最佳成员，实现目标。
如今，我对肯·布兰查德的“情境管理”理念深信不疑。人各不相同，他们有不同的需求，在团队中完成不同的任务。相应地，我也必须适应调整自己的管理风格。举个简单的例子。如果有人想学自行车，他就需要明确的行为指示，而非漫长的讨论。但是如果有人想参加环法自行车赛的团体比赛，并想要为下一程赛段优化自己的骑行方式，那他就需要其他人的反馈，这时就需要讨论。也就是说，我们要始终有区别地对待管理这个大主题。
管理风格要始终契合情境。技术只能支持管理，无法取而代之。仅通过电子邮件管理员工是行不通的。
我要强调的是，技术是无法取代管理的。技术可以帮助管理，但仅仅通过电子邮件管理员工是行不通的。当我负责那些整周独自在外的外勤人员时，我每周都会亲自给他们打一次电话询问进展，也随时欢迎他们提问。尽管如此，当时还是有一个员工抱怨为什么老板总是给他打电话。于是，我们所有人坐在一起讨论，我想知道他们究竟觉得现在的联系是过多还是过少。面对远程团队的成员或外包员工也可以进行这样的探讨，共同求得一个解决方案。无论是电话、电子邮件、即时信息、电话会议还是其他形式，如今我们很幸运能拥有这么多沟通渠道。但是仍需听取团队成员的意见，了解他们真正希望的沟通方式，并满足每个人的偏好。
■您如何确定远程团队中的员工确实全力以赴？如何确定作为整体的团队优于每个部分的总和？
通过各种各样的方式。首先，我的基本态度是即使还不能够完成团队任务，但每个人此刻都已做出了最大努力。为了更进一步，他可能需要我或其他人的支持。这才是给予信赖的欣赏姿态，而不是一开始就假定他们能力有限。我认为信任是一切的关键。信任是绝对的重中之重。第二位是以身作则。团队成员始终注视着领导，如果领导真正全身心投入，他们也会竞相效仿。我时刻都注意做到，对自己的要求至少要与对员工的要求一样高。如果管理者嘴上说必须降低成本，却给自己定了最新的宝马7系车，那么，我就认定为不可取。这样的事，会损害领导的信誉，使员工不再那么投入。
信任是一切的关键。不能一开始就预设员工能力有限。另外，身为领导必须以身作则，言行一致。
以身作则，言行一致非常重要。还有就是要保持人性。如以前我的一位员工的女儿因为癌症去世了，在这种情况下，我庆幸自己能真正帮到他。当然全世界没有一位老板希望自己的员工发生这种事，但是当它真的来临时，您只能以真正的人性和同情心来应对。同样，遇到坏消息，清晰准确的沟通尤其重要。身为经理人，我有时不得不开除员工。我非常清楚地解释了当前的情况和我们必须缩减开支的原因。我自己也以身作则，非常有示范性地将我从前任那儿继承来的宝马7系换成了雪铁龙贝林戈（Berlingo）。接着，我问其他经理怎样从自身开始节约开销，其中一人就把他的豪华克莱斯勒换成了经济适用的帕萨特。但是，我们却为一直开着便宜货的外勤人员订购了更高档的汽车。这是为了激励他们，使得公司业绩能在短时间内上升。两年后，当我们的数据重回正轨，公司又开始盈利时，贝林戈（Berlingo）的租赁合同也到期了。我没有再次选择最豪华的宝马，而是订购了一辆大众迈特威，也就是所谓的“黄金比例车”。这也是给员工们的一个信号。
■您如何看待远程团队乃至无国界团队的未来？
我认为远程团队和无国界团队将变得越来越重要。世界是扁平的。现代电子技术提供了越来越多在国际标准下建立团队的可能性。当然，像南美或印度这些国家低廉的用人成本也是很重要的原因，但这不是唯一。关键还在于利用不同的时区。麦肯锡公司早就开始这么做了。您可以让世界另一端的人在夜里完成任务，第二天您就能直接拿到结果并继续工作。来自不同国度的员工也可以完美互补。如印度有出色的软件开发者，但缺少一些体系，而我们德国人则非常擅长项目管理。这时如果有一位德国合作伙伴指导项目管理，就是一种很好的互补。我相信团队跨越地理与文化界线，同时跨越公司界线进行合作会变得越来越重要。外包专家遍布各地，未来内部员工与外部员工的融合也将举目皆是。当然，也会有远程团队与现场团队结合。这一切都将提升生产力。融合即是王道。
穿书吧为你提供最快的趋势与挑战：远程团队创建与管理更新，第六章 跨时空沟通交流的实用技术与监管措施免费阅读。https://www.chuanyue1.org